相互リンク管理データベース(Access)
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Accesslで作成した相互リンク管理データベースをご紹介します。
相互リンク管理データベースは何に使うの？
データベースに登録したサイトの管理者宛に、定型文のメールを連続送信する場合に利用します。(メール送信はOutlookまたはOutlookExpressを経由して行います。)
どうしてこれで楽できるのかというと、たとえば自サイトを引越しする場合を考えてみてください。
この場合、相互リンクしていただいているサイトの管理者に、自サイトが引越しするためリンク先のURLを変更してもらうように依頼する必要がありますよね？
この依頼は通常、メールでされると思います。メールの内容はほとんど同じですが、相互リンクしていただいているサイト数分、送信先の宛先を変更してメール送信する必要があります。相互リンクしていただいているサイト数が５、６なら５、６回メールを送信するだけですのでそれほど手間はかかりませんが、50とか100とかのサイトの場合はえらいことになることは想像できると思います。^-^;
でも、相互リンク管理データベースを利用すると、登録したメールの本文から送信する内容の内容と送信先を選択して件名を入力し、送信ボタンをぽちっと押すだけで選択した送信先に順次メールを送信できちゃうのです。ものすごく手間が省けると思いませんか？ ^-^
相互リンク管理データベースの入手方法は？
ここ↓をクリックしてダウンロードしてください。
zip形式で圧縮していますので、ダウンロード後に解凍してください。
解凍すると「相互リンク管理DB.mdb」というファイルになります。
(Windowsの設定によっては「相互リンク管理DB」と表示されますが、正常に利用できます。)
相互リンク管理DB.mdb の起動方法は？
「相互リンク管理DB.mdb」をダブルクリックすれば起動できますが、Accessがインストールされていないと場合は起動できません。m(..)m
①Accessがインストールされている場合は、「相互リンク管理DB.mdb」をダブルクリックします。
その際に以下のメッセージが表示されましたら、Accessのセキュリティレベルを変更する必要があります。このメッセージが表示されない場合は手順②に進んでください。
「セキュリティの制限のため Microsoft Office Access で<パス>\相互リンク管理DB.mdbを開くことができません。ファイルがデジタル署名されていないため、セキュリティ設定によってアクセスが制限されています。」
②次のメッセージが表示されますので、「開く」をクリックします。(このメッセージは「相互リンク管理DB.mdb」を開くたびに表示されます。マクロを使わずに作成すれば表示されないのですが、そうすると使い勝手が悪すぎるのでぶっちゃけ、無理な相談です。。。)
③この画面が表示されればOKです。
副収入管理DB.mdb の使用方法
基本的な流れ
はじめて利用する場合は、次のような流れになります。
Webサイト登録、本文登録
↓
メール送信
2回目以降は「メール送信」だけでOKです。ただし、Webサイトを追加する場合や本文を追加する場合は「Webサイト登録」や「本文登録」を行ってください。
Webサイト登録
①「相互リンク管理メインメニュー」から「Webサイト登録」をクリックして「Webサイト登録フォーム」を開きます。
②「サイト名」と「メールアドレス」を入力したら「登録」をクリックしてください。
④手順③で「はい」をクリックすると「1件のレコードを追加します」と表示されるので「はい」をクリックします。以上の操作でWebサイトの登録完了です。
本文登録
「相互リンク管理メインメニュー」から「メール本文登録/一覧/変更」をクリックすると登録フォームが開きますので、「タイトル」と「内容」を入力して「登録」をクリックしてください。(「内容」に入力した文章がメールの本文として送信されます。)
ただし、「内容」に入力する文字は半角、全角を問わず200文字以内にしてください。これ以上の文字数の場合、途中で切り捨てられて送信されることがあります。
(メールの送信はAccessのマクロの「オブジェクトの送信」アクションを利用していますが、このアクションのメール本文部分には半角、全角を問わず255文字までしか入力できないという制限があります。本システムでは、メールの本文部分に、「内容」で入力した文字の前に相手のサイト名と管理者の名前を挿入するようにしていますので、「内容」の文字数を200文字程度に抑えるのが無難です。)
そうすると、「Webサイト登録」の手順③，④のメッセージが表示されますので、「はい」をクリックしてください。
メール送信
まず、
①「相互リンク管理メインメニュー」から「メール送信」をクリックします。
②「タイトル」の右側に表示されている「▼」をクリックして送信する内容を選択し、「件名」を入力したらメールを送信するサイトのチェックをオンにして「送信」をクリックします。
③テーブルを作成するやら削除するやら、レコードをコピーするやら表示されますのですべて「はい」をクリックします。
※この確認メッセージを減らすには[ツール]-[オプション]をクリックして
「編集/検索」タブを開いて「確認」の項目にある「レコードの変更」、
「オブジェクトの削除」、「アクションクエリ」のチェックをオフにしてください。
テーブルの削除以外の確認メッセージが表示されなくなります。)
上記の操作の後、次の画面が表示されますので、Outlookの場合は「はい」をクリックし、OutlookExpressの場合は「送信」をクリックしてください。
(この画面はOutlookやOutlookExpressのセキュリティの機能により表示されています。
このセキュリティの機能をオフにすることはできません。)
以上の操作にてメール送信完了です。②でチェックをオンにしたサイトの管理者に対して順次メールを送信していきます。(チェックをオンにした数だけ③の操作を繰り返します)
このメールの受信側には以下の内容のメールが届きます。
このデータベースを使ってみた感じでは、10以上のサイト管理者にメールを送信する場合は、OutlooよりもOutlookExpressから送信した方が精神的に楽です。Outlookから送信する場合は③の「プログラムが自動的にメールを送信しようとしています。」の画面で「はい」のボタンを押せるようになるまで３秒くらい待たないとダメだからです。。。
※送信に利用するメールソフトを切り替える場合は、インターネットエクスプローラの[ツール]-[オプション]から「プログラム」タブ内の「電子メール」を「Outlook
Express」に変更した後、「副収入管理データベース」を１度終了して開きなおしてください。
あと、オプションの設定で「レコードの変更」、「オブジェクトの削除」、「アクションクエリ」のチェックをオフにしておくことをお勧めします。操作方法は③の※のところに記載しています。オフにしておかないと確認メッセージがたくさん表示されますので、ちょっとイライラするかもです。。。